Gmail es el servicio de correo electrónico favorito para millones de usuarios (entre ellos el servidor que escribe). Google tiene una de las herramientas más potentes del mercado. Gmail ofrece etiquetado automático, categorías que y agrupación de correos por prioridad o temática, posibilidad de importar otras cuentas de distintos proveedores y encima está integrado a todos los demás servicios de la compañía.
El problema que todos eventualmente tenemos con Gmail es su capacidad. En una época que muchos recordarán, Google tenía una pantalla de bienvenida de Gmail que mostraba un contador de espacio que «siempre crecía”, y nos invitaban a probar el servicio donde nunca más íbamos a tener que borrar un correo electrónico, como sucedía con otros proveedores de inferior capacidad.
Esos tiempos de derroche parece que terminaron cuando Google plantó bandera en los 15 GB a los que estamos limitados en la actualidad. Si vamos más allá de este número es necesario comprar una suscripción premium, que a arranca en los 2 dólares mensuales por 100 GB y escala rápidamente a 10 dólares por 1 TB (1000 gigabytes).
Antes de salir a gastar dinero con la tarjeta de crédito revisemos cinco opciones que tenemos hoy para liberar espacio en nuestra cuenta de Gmail sin perder los e-mails que tanto nos interesan.
Revisá el espacio consumido por otros servicios
Los 15 GB que Google nos dá se comparten entre tres servicios actualmente: Google Drive, Gmail y Google Fotos. Cuando se nos acaba el espacio solemos inmediatamente asumir que los correos electrónicos nos han agotado la capacidad, pero puede que los archivos en nuestro Drive o las imágenes subidas a Fotos sean los responsables. ¿Cómo lo chequeamos? Vamos a https://www.google.com/settings/storage y allí podremos visualizar rápidamente un resumen de nuestro almacenamiento y cuantos GB o MB tenemos ocupados en cada servicio que comparta los 15 GB gratuitos.
Buscá correos de gran tamaño
Los correos electrónicos que incluyen imágenes y archivos adjuntos pueden ser bastante pesados, y a lo largo del tiempo terminar por ocupar mucho espacio en nuestra cuenta. Si lográsemos aislar aquellos que superen una determinada cantidad de megabytes podríamos eliminarlos o trasladarlos a otra cuenta de correo para ahorrar ese espacio en Gmail. ¿Cómo hacemos? Muy simple, buscamos con un comando todos los e-mails que cumplan con determinada condición. Para esto Google tiene unos comandos muy fáciles de usar. Sólo tenemos que escribir en el cuadro de búsqueda de Gmail el término larger: y el número en megabytes del tamaño mínimo que tiene que tener el correo para ser filtrado. Por ejemplo, si queremos buscar todos los correos que pesen más de 5 MB introducimos larger:5m en el campo de consultas y presionamos ENTER. El sistema nos devolverá todos los e-mails que coincidan con ese criterio.
Eliminá los correos muy viejos
¿Ya no te sirven esos emails en cadena que mandabas allá por 2009? Sólo tenés que filtrarlos y eliminarlos para recuperar un poco de ese espacio libre. ¿Cómo encontramos esos correos? Una vez más, Gmail posee comandos que nos permiten rápidamente encontrar elementos que cumplan con determinadas características. En este caso podemos ingresar el término before:2009/01/01 para ubicar todos los correos que sean previos al 1 de Enero de 2009. Podemos personalizar ese comando para que muestre otras fechas, sólo recordemos que estos sistemas utilizan el mes antes que el día, por lo que si queremos buscar por ejemplo correos previos al 1 de Septiembre de 2015 el comando debería ser before:2015/09/01.
Trasladá todos tus e-mails a otro servicio
No necesitás dejar de usar Gmail si es tu producto favorito, pero podés trasladar todos los correos viejos a otro servicio de correo web y luego de hacerlo borrarlos de la plataforma de Google. De esta forma liberarás todo el espacio posible en Gmail. ¿Cómo se puede hacer eso? Varios proveedores soporta importar correo de otros servicios. Outlook.com (anteriormente conocido como Hotmail) posee una forma muy simple de hacerlo. Si tenés o abrís una cuenta en este servicio y vas a OPCIONES vas a encontrar un apartado llamado «Importar cuentas de correo electrónico”. Esta herramienta te guiará por un simple asistente que traerá todos tus correos almacenados en Gmail a Outlook. Incluso creará carpetas para ordenarlos de acuerdo a las etiquetas que ya tuvieses asignadas en el servicio de Google. Una vez que esté concluida la importación podemos borrar los correos en Gmail.
Descargá una copia local a tu PC
Si trasladar tus correos a un proveedor distinto no es una opción que te resulte cómoda tal vez puedas descargarlos a tu PC y tener una copia de ellos localmente, para luego borrarlos de Gmail. Esto puede hacerse mediante POP3, un protocolo que soportan todos los programas de gestión de correo electrónico. Para usar este método primero es necesario activar POP3 en tu cuenta de Gmail. Podes hacer esto yendo a CONFIGURACIÓN > Reenvío y correo POP3/IMAP y activando la casilla «Habilitar POP para todos los mensajes…”. Si nuestro objetivo es descargar permanentemente todos los correos de Gmail a la computadora local, entonces nos convendrá, en ese mismo apartado de configuración, elegir para la opción CUANDO SE ACCEDE A LOS MENSAJES CON POP el selector de «eliminar la copia de Gmail”. Esto nos asegurará que nuestro programa de correo local traslade los mensajes y no los conserve en el servicio de Google.
Para descargar los mensajes por POP3 podés usar programas como Outlook de Microsoft o Mozilla Thunderbird.